free stats

Kolaborasi yang mudah adalah yang paling penting di era kerja jarak jauh. Syukurlah, Google memiliki banyak opsi berbagi yang memungkinkan banyak pengguna untuk mengerjakan proyek yang sama. Mengetahui siapa yang membuat perubahan pada file dan kapan dapat menjadi penting untuk manajemen spreadsheet yang efektif.

Syukurlah, Google Spreadsheet memiliki dua fitur yang memungkinkan Anda melacak perubahan yang dilakukan pada spreadsheet. Yang pertama adalah Google Pemberitahuan lembar, sedangkan yang kedua adalah riwayat versi. Dalam artikel ini, kami akan merinci fungsi-fungsi penting ini, menunjukkan bagaimana Anda dapat mengaktifkannya, dan membahas mengapa mereka bisa menjadi vital untuk spreadsheet Anda.

Mengapa Menggunakan Notifikasi Email di Google Lembar?

Saat mengerjakan lembar besar di mana banyak karyawan membuat perubahan pada spreadsheet, mungkin sulit untuk mengetahui perubahan apa yang dibuat oleh masing-masing kolaborator. Jauh lebih baik untuk mengetahui siapa yang membuat perubahan tertentu, terutama bagi para pemimpin proyek.

Kami dapat memeriksa menggunakan riwayat versi untuk melihat siapa yang membuat perubahan. Namun, memindai melalui riwayat versi bisa membosankan jika ada banyak contoh. Sebagai gantinya, Anda dapat menggunakan Google Pemberitahuan Lembar. Dengan cara ini, Spreadsheet akan memberi tahu Anda melalui email.

Jika Anda sedang bepergian, Anda harus memastikan notifikasi email seluler Anda berfungsi, jadi Anda tidak melewatkan apa pun.

Cara Mengaktifkan Notifikasi Email di Google Lembar

Mengaktifkan notifikasi email hanya membutuhkan waktu beberapa menit, dan setelah Anda melakukannya, notifikasi akan tetap aktif hingga Anda membuat perubahan lebih lanjut pada pengaturan. Ikuti langkah-langkah ini untuk mengaktifkan notifikasi:

  1. Buka spreadsheet tempat Anda ingin mengaktifkan notifikasi email.
  2. Tekan Peralatan di bagian atas spreadsheet Anda. Menu tarik-turun akan muncul.
  3. Tekan Aturan pemberitahuanyang membuka jendela baru di tengah layar.
  4. Anda dapat mengatur aturan di sini. Jika Anda memilih opsi dari bagian pertama, Anda harus memilih kapan Anda ingin menerima pemberitahuan. Pilih: Setiap perubahan dilakukanatau Seorang pengguna mengirimkan formulir.
  5. Di bagian kedua, Anda dapat memilih Email – Intisari Harian atau Email – Segera.
  6. Tekan Menyimpan ketika Anda telah memilih pengaturan pilihan Anda,

Kami akan menjelaskan masing-masing pengaturan secara lebih rinci sedikit lebih jauh di bawah artikel.

Cara Menambah dan Menghapus Aturan Notifikasi di Google Lembar

Jika Anda ingin menambahkan lebih banyak aturan, mengedit yang sudah ada, atau menghapusnya, buka Setel opsi aturan notifikasi dengan mengklik Peralatan dan Aturan pemberitahuan.

Jika Anda sudah memiliki aturan notifikasi yang ada, itu akan muncul di daftar. Anda dapat mengklik Menghapus atau Suntingatau tekan Tambahkan aturan notifikasi lain untuk membuat yang baru. Setelah Anda selesai membuat perubahan, klik Selesai untuk menyelamatkan mereka.

Memahami Opsi dalam Aturan Pemberitahuan

Ada dua bagian dalam aturan notifikasi: yang pertama Beri tahu saya di dan yang kedua Beri tahu saya dengan.

1. Beritahu saya di [Your Email] Kapan…

  • Setiap perubahan dilakukan: Saat Anda memilih opsi ini, semua perubahan yang Anda buat pada spreadsheet dicatat dan diinformasikan kepada pengguna melalui email, segera, atau dalam ringkasan harian yang dapat dibaca.
  • Pengguna mengirimkan formulir: Memilih opsi ini akan mengingatkan Anda setiap kali seseorang mengirimkan formulir. Google Formulir memungkinkan Anda menautkan formulir ke spreadsheet Anda. Ini bisa berupa apa saja, mulai dari survei hingga formulir aplikasi universitas.

2. Beritahu saya dengan…

  • Email – Intisari Harian: Setiap kali opsi ini dipilih, daftar perubahan pengguna akan tiba ketika hari berakhir atau pada waktu yang tetap. Jika Anda memilih opsi ini, Anda akan menerima pemberitahuan nanti daripada segera setelah dibuat. Ini menguntungkan individu yang tidak ingin segera diberitahu tentang perubahan. Ini juga ideal bagi mereka yang bekerja untuk perusahaan besar di mana spreadsheet yang mereka kerjakan terus berubah untuk menghindari mengisi kotak masuk Anda dengan pemberitahuan. Pastikan Anda mengatur waktu kedatangan di luar Anda periode pemblokiran emailjika Anda memilikinya.
  • Email – Segera: Bila Anda memilih opsi ini, Anda akan menerima email setiap kali terjadi perubahan pada spreadsheet mereka. Ini sangat ideal untuk orang yang berurusan dengan informasi sensitif dan ingin menerima email jika ada perubahan.

Kami tidak akan merekomendasikan menggunakan pengaturan ini untuk lembar dengan lebih dari dua atau tiga kolaborator, agar Anda tidak dibombardir dengan pemberitahuan terus-menerus. Jika Anda perlu menggunakan metode ini, mungkin ide yang bagus untuk siapkan folder Gmail untuk menerima semua notifikasi.

Mengapa Menggunakan Google Riwayat Versi Spreadsheet?

Anda dapat menggunakan Google Fitur Riwayat Versi Spreadsheet jika Anda tidak menginginkan pemberitahuan melalui email, tetapi tetap lacak perubahan yang dilakukan pada spreadsheet Anda. Google Spreadsheet bahkan akan menyimpan perubahan kecil jika terjadi cukup jauh, jadi Anda tidak perlu khawatir kehilangan perubahan penting apa pun.

Pemilik spreadsheet dan mereka yang memiliki akses edit ke spreadsheet adalah satu-satunya yang dapat melihat riwayat versi spreadsheet di Google Lembar.

Karena perubahan ada di cloud, Anda dapat mengakses riwayat versi dan menemukan versi persis yang Anda cari. Ini sempurna jika salah satu anggota tim Anda (atau Anda) telah membuat kesalahan dan perlu kembali ke versi yang lebih lama. Anda juga dapat memberi nama perubahan untuk mengetahui versi mana yang Anda inginkan.

Cara Melihat Riwayat Versi di Google Lembar

Untuk mengakses Google Riwayat versi Spreadsheet, pastikan cukup banyak perubahan yang dilakukan pada sheet sebelum Spreadsheet dapat membuat log perubahan. Berikut adalah langkah-langkah yang perlu Anda ikuti untuk mengakses riwayat versi:

  1. Klik Mengajukan di bilah atas. Ini akan menampilkan menu tarik-turun.
  2. Di sana, klik Riwayat versi.
  3. Klik Lihat riwayat versi dari menu. Sebagai alternatif, Anda dapat menggunakan Ctrl + Alt + Shift + H.

Bilah sisi akan terbuka di sisi kanan layar. Di sana, Anda dapat mengklik tiga titik vertikal di samping versi yang lebih lama dan mengklik Pulihkan versi ini. Anda juga dapat mengklik Beri nama versi ini untuk memberi nama pada simpanan tertentu. Jika Anda ingin membuat instance spreadsheet baru, klik Buat salinan.

Saat Anda membuat salinan baru dari spreadsheet, itu akan mulai segar dan memiliki riwayat versi baru. Jika Anda masih ingin melacak perubahan di spreadsheet baru, Anda mungkin ingin menghapus yang lama untuk menghindari kebingungan di masa mendatang.

Perbedaan Antara Notifikasi Email dan Riwayat Versi

Google Pemberitahuan Spreadsheet memungkinkan Anda menerima email kapan saja pengguna mengubah spreadsheet. Saat menggunakan Riwayat versi, perubahan hanya dicatat dan tidak diberitahukan secara aktif kepada pengguna.

Puncak Gunung Es

Dalam kebanyakan kasus, sebaiknya gunakan kedua fitur ini untuk spreadsheet penting. Meskipun dua fitur yang dibahas dalam artikel ini bagus untuk kolaborasi, keduanya hanyalah sebagian kecil dari semua alat Google Spreadsheet ditawarkan kepada tim yang mengerjakan spreadsheet.

Masih banyak yang harus dipelajari, jadi teruslah membaca semua yang ditawarkan program hebat ini.

Share.

Leave A Reply